1． 顾客询盘：一般在顾客下订purchase Order之前，
都会有有关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的认知。
2． 价格：业务部准时回复客人查看，确定货物品名、型号、数目、交货期、付款方法、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和顾客确定业务时， proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给顾客做正式价格。
3． 得到订单：经过洽谈，收到顾客正式的订单 purchase Order or sales contract。
4． 下生产单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。
5． 业务审批：业务部收到订单后，第一做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽量将各种预计成本都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的回收合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部职员审核后才能实行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条约的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。
6． 下达生产公告：业务部在确定交货期后，满足下列状况可下达生产公告, 公告工厂按时生产：
6.1：若是L/C付款的顾客，一般是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审察信用证，检查是不是存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。
6.2：若是T/T付款的顾客，要确认定金已经到账。
6.3：若是远期L/C, D/A等条约收汇方法的顾客(不推荐运用这种方法)，需经总经理确认批准。
7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要公告公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
7.2：假如客人要自己或指定验货职员来验货的，要在交货期一周前，约顾客查货并将查货日期告知外贸部。
7.3：假如客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间公告工厂。
8． 备制基本文件单证:
在收到顾客正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸职员还需要筹备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。
9． 商检：若是国家法定商检商品，在给工厂下订单时要说明商检需要，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂商品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10． 租船订仓：
10.1．假如跟客人签定的合同是FOB CHINA条约，一般客人会指定运输代理公司或船公司。应尽快与货代联系，告知发货意向，知道将要安排的出口口岸，船期等状况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，与船期能否达到客人需要的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓公告，一般在开船5天前可拿到进仓单。
10.2．若是由卖方支付运费，应尽快向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格打折，信誉好，到港时间按时,船期时间适合的船公司，并告诉业务员公告客人。如客人不认可时要另选客人认同的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。
10.3．假如货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要知道截关时间，入仓报关需要，等内容。
10.4．向运输公司定仓时，必须要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数目，目的港等内容，以防止差错.
11． 安排拖柜：(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是不是有破旧,破损,破裂的地方)
1.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可
*，价格适当的公司签定协议长期合作，以确保安全及按时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数目，装柜地址，报关行，及装船口岸等。假如有验货公司监装柜，要专门声明，不可以晚到。并需要回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号与司机联系电话。
11.3．需要工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货公告给业务部，列明货柜离厂时间、实质装货数目等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。需要工厂装柜后必须要记住封紧锁上.
12．委托报关：在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。一般要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包含所装货物及数目，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数目，本企业的联系人和电话地址等。
13． 获得运输文件：
13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(假如需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要根据L/C或客人的需要来做，并给出正确的货物数目，与一些特殊需要等，包含需要船公司随同提单出的船证明等。
13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。假如提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再需要船公司出正本。
13.3． 准时支付运杂费，付款后公告船公司准时获得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 假如顾客是做FOB条约的, 应该准时公告顾客保险,并将提单副本传真给他.
14． 筹备其他文件
14.1．商业发票：L/C 需要提供的文件中，对商业发票需要最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的一模一样，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条约应显示出来，要显示唛头。假如发票需办理他们大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地产品检验局申办。应该注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书一般要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，需要低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。假如原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运公告：一般是需要在开船后几天之内，要公告客人发货的细节，包含船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数目，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C需要提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人需要的时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应了解地表明货物装箱状况。要显示每箱内装的数目，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
15． 交单：
15.1．使用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没错误，才交银行议付。
15.2．使用30% deposit,T/T收汇的，在获得提单后立刻传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3．假如100%T/T收汇的，需要收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要准时做登记，包含电脑登记及书面登记，便于将来查看，统计等。
17．文件存档：所有些外贸单证、L/C和议付文件需要留存一整套以备查用。
18．单证员平常应注意采集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的价格提供帮助.
